“EFECTIVO Y EQUIVALENTES” [1]
Las partidas del activo son la base sobre la cual se sustenta la solidez financiera de una empresa. Dependiendo de su composición, cuantía y su relación con los pasivos, se determina si una compañía tiene una buena o mala situación financiera. Las partidas del activo contribuyen en forma individual y conjunta a la generación de ingresos.
EFECTIVO: El efectivo, es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones más importantes de los rubros del activo para una entidad, debido a que éste representa el principal elemento del capital de trabajo. El efectivo está representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos, como por ejemplo, un fondo fijo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo.
El efectivo está compuesto por partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, la cuales representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo es una cuenta real de activo de naturaleza deudora, es decir, aumenta por el debe y disminuye por el haber. El efectivo por tanto, puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos:
· CAJA: esta cuenta conformada por el dinero en existencia y que se encuentra pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantiene para pagos específicos.
· FONDOS FIJOS O CAJA CHICA: están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan en razón a diferentes necesidades. Los fondos fijos se diferencian de una cuenta de caja en que el monto de los fondos fijos permanece constante y sólo varía cuando se toma la decisión de aumentarlos o disminuirlos a una cantidad específica. Los fondos fijos deben ser objeto de arqueos periódicos, los cuales son procedimientos de conteo del dinero efectivo y los soportes correspondientes que deben justificar el total por el cual está constituido dicho fondo.
· BANCOS O EFECTIVO EN BANCOS: están constituidos por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera, ya sea nacional o extranjera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria, el cual determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en la cual se tienen depositados los fondos.
· DEPÓSITOS A PLAZO FIJO: están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Por lo general, este tipo de depósitos deben tener un vencimiento menor a 90 días a partir de la fecha de presentación del balance general, en caso contrario, la práctica contable no lo clasifica como equivalente de efectivo.
· EQUIVALENTES DE EFECTIVO: están constituidos por inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas, o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general sea menor a 90 días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO: comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.
Los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios:
1. Efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.
2. Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.
Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, las que realicen las anotaciones en los libros de contabilidad (segregación de funciones).
Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisión, dolo o fraude; y que, para cometer este último tenga que existir la colusión o complicidad de varias personas.
Que solamente los pagos menudos sean efectuados en “Efectivo”, pero a través del “Fondo Fijo o Caja Chica”, el cual deberá estar respaldado con los respectivos comprobantes y conforme al manual de procedimientos de la empresa.
Que todo dinero, que entre o ingrese a la empresa, debe ser depositado en su totalidad en las cuentas bancarias correspondientes.
Realizar permanentemente procedimientos de arqueos de caja y conciliaciones bancarias.
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Las partidas del activo son la base sobre la cual se sustenta la solidez financiera de una empresa. Dependiendo de su composición, cuantía y su relación con los pasivos, se determina si una compañía tiene una buena o mala situación financiera. Las partidas del activo contribuyen en forma individual y conjunta a la generación de ingresos.
EFECTIVO: El efectivo, es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones más importantes de los rubros del activo para una entidad, debido a que éste representa el principal elemento del capital de trabajo. El efectivo está representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos, como por ejemplo, un fondo fijo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo.
El efectivo está compuesto por partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, la cuales representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo es una cuenta real de activo de naturaleza deudora, es decir, aumenta por el debe y disminuye por el haber. El efectivo por tanto, puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos:
· CAJA: esta cuenta conformada por el dinero en existencia y que se encuentra pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantiene para pagos específicos.
· FONDOS FIJOS O CAJA CHICA: están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan en razón a diferentes necesidades. Los fondos fijos se diferencian de una cuenta de caja en que el monto de los fondos fijos permanece constante y sólo varía cuando se toma la decisión de aumentarlos o disminuirlos a una cantidad específica. Los fondos fijos deben ser objeto de arqueos periódicos, los cuales son procedimientos de conteo del dinero efectivo y los soportes correspondientes que deben justificar el total por el cual está constituido dicho fondo.
· BANCOS O EFECTIVO EN BANCOS: están constituidos por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera, ya sea nacional o extranjera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria, el cual determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en la cual se tienen depositados los fondos.
· DEPÓSITOS A PLAZO FIJO: están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Por lo general, este tipo de depósitos deben tener un vencimiento menor a 90 días a partir de la fecha de presentación del balance general, en caso contrario, la práctica contable no lo clasifica como equivalente de efectivo.
· EQUIVALENTES DE EFECTIVO: están constituidos por inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas, o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general sea menor a 90 días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO: comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.
Los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios:
1. Efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.
2. Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.
Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, las que realicen las anotaciones en los libros de contabilidad (segregación de funciones).
Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisión, dolo o fraude; y que, para cometer este último tenga que existir la colusión o complicidad de varias personas.
Que solamente los pagos menudos sean efectuados en “Efectivo”, pero a través del “Fondo Fijo o Caja Chica”, el cual deberá estar respaldado con los respectivos comprobantes y conforme al manual de procedimientos de la empresa.
Que todo dinero, que entre o ingrese a la empresa, debe ser depositado en su totalidad en las cuentas bancarias correspondientes.
Realizar permanentemente procedimientos de arqueos de caja y conciliaciones bancarias.
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[1] Resumen elaborado de los Libros: “Contabilidad. La base para las decisiones gerenciales” por Fernando Catacora. Editorial McGraw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A. Caracas, 1998 y “Contabilidad II Semestre” por Francisco Gómez Rondón. Ediciones Fragor. Caracas, 2005.
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